排列
按时间顺序排列：对于同一类档案，按照其形成的时间先后顺序进行排列，能清晰地反映事物的发展过程。
按重要程度排列：将重要的档案排在前面，次要的排在后面，便于优先查阅重要档案。
按文号排列：按照文件的发文字号顺序排列，适用于有明确文号的档案，方便通过文号快速查找档案。
按内容主题分类
问题分类法：依据档案所反映的主题内容进行分类，将同一问题或同一专题的档案集中整理。例如，企业关于产品研发的档案，可将涉及不同产品研发的市场调研、技术方案、实验数据等归为一类，便于集中查阅和研究相关问题。
事由分类法：按照档案所涉及的具体事件或事务进行分类。如在处理法律纠纷时，将与该纠纷相关的合同、往来信件、庭审记录等档案整理在一起，能呈现事件的起因、经过和结果。
考虑档案形成背景和目的
了解形成主体：明确档案是由哪个组织、部门或个人形成的，以及其主要职能和业务范围。不同的形成主体会有不同的工作重点和主题倾向，这有助于确定档案的主题和分类标准。例如，学校的档案可能会围绕教学、科研、学生管理等主题分类，而企业的档案则会侧重于生产、销售、财务等方面。
分析形成目的：思考档案形成的目的是什么，是为了记录工作过程、总结经验教训、提供决策依据，还是为了其他特定的用途。档案的形成目的往往与主题密切相关，例如，为了总结项目经验而形成的档案，可能会以项目名称或类型作为主题分类的依据。
保持一致性和灵活性
一致性：在整个档案整理过程中，要保持主题和分类标准的一致性，避免出现同一类档案在不同部分采用不同分类标准的情况。这有助于建立统一的档案管理体系，方便档案的管理和利用。
灵活性：虽然要保持一致性，但也不能过于僵化，要根据档案的实际情况和特殊需求，适当调整和灵活运用分类标准。对于一些难以准确归类的档案，可以设置 “其他” 类别作为兜底，但要尽量减少此类情况的出现，确保分类体系的科学性和合理性。